Информация Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 19 января 2023 г. «Как документально оформить факт уничтожения персональных данных?»

С 1 марта 2023 года вступит в силу Приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 N 179 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных».

Напомним: Работодатель имеет право хранить копии личных документов работника только до достижения конкретных, заранее определенных и законных целей. Если такие цели отсутствуют, хранение копий документов работника противоречит требованиям закона. В этом случае работодателю следует вернуть копии документов работнику или уничтожить их (ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 14.07.2022) «О персональных данных»).

Роскомнадзор разъяснил порядок подтверждения уничтожения в соответствии с Требованиями к подтверждению уничтожения персональных данных, утв.  Приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 N 179 (далее – Требования) (Информация Роскомнадзора от 19 января 2023 года).

Важное значение имеет – как осуществляется обработка персональных данных:

— Когда используются какие-либо средства автоматизации (компьютеры, ноутбуки, планшеты, мобильные и т.д.) или смешанная обработка, то документами, подтверждающими уничтожение персональных данных субъектов, являются:

1. Акт об уничтожении персональных данных (пункты 3 и 4 Требований).

2. Выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных (пункт 5 Требований).

— Если в выгрузке из журнала невозможно указать какие-то сведения, их можно отразить в акте. В таком случае подтверждением будут оба способа, независимо от способа обработки ПД (пункт 6 Требований).

— Когда средства автоматизации не используются, то подтверждением будет только акт об уничтожении персональных данных.