Глава вторая Трудового кодекса РФ в соответствии с Федеральным законом от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации” дополнена статьями 22.1 — 22.3, определяющими электронный документооборот в сфере трудовых отношений, порядок его введения, а также взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений, согласно ст. 22.1 ТК РФ понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и статьями 22.2 и 22.3 ТК РФ, а именно в отношении:

— трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;

— акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;

— приказа (распоряжения) об увольнении работника;

— документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем:

— Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», доступ к которой обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг с использованием федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме»;

— информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

В свою очередь, через эти же информационные системы осуществляется создание, подписание и представление работодателю электронных документов, а также получение от работодателя электронных документов и ознакомление с ними работником или лицом, поступающим на работу.

Принять решение о введении электронного документооборота, согласно ст. 22.2 ТК РФ является правом работодателя.

Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, и который содержит:

— сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;

— порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);

— перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;

— срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, и может предусматривать:

— сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;

— порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);

— исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, определенных абзацем четвертым части второй настоящей статьи, на бумажном носителе;

— процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

О переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие работодатель уведомляет каждого работника.

Переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника. Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

Работодатель обязан проинформировать об осуществлении электронного документооборота лицо, принимаемое на работу. При этом лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу к работодателю, который осуществляет электронный документооборот либо принял решение о введении электронного документооборота, вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.

Важно: Отсутствие согласия работника или лица, принимаемого на работу, на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота либо отсутствие у работника или лица, принимаемого на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника.

Работодатель обязан безвозмездно предоставлять работникам, которые не дали согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, документы, связанные с их работой у данного работодателя, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование несет работодатель.

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.

Статья 22.3. ТК РФ определяет порядок взаимодействия работодателя и работника посредством электронного документооборота, в том числе случаи применения усиленной квалифицированной электронной подписи и случаи, в которых допускается применение усиленной неквалифицированной электронной подписи, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора, и усиленной неквалифицированной электронной подписи, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства, а так же случаи применения простой электронной подписи.

В случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работодатель и работник, не осуществляющие взаимодействие посредством электронного документооборота, вправе в соответствии с локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Помимо вышерассмотренного внесены изменения в статью 68 ТК РФ. Часть первая указанной нормы изложена в следующей редакции:

«Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.»

Признана утратившей силу часть вторая ст. 68 ТК РФ, устанавливающая обязанность работодателя объявить работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы приказ (распоряжение) о приеме на работу и по требованию работника выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

В свою очередь статья 312.1 ТК РФ дополнена частью пятой следующего содержания:

«Работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1 — 22.3 настоящего Кодекса.».

Данные изменения вступают в силу со дня официального опубликования Федерального закона от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации”, то есть с 22 ноября 2021 года.

Исключение составляют:

— абзац тринадцатый пункта 1 статьи 1 данного Федерального закона, а именно требования к составу и форматам электронных документов, устанавливаемые Минтрудом России по согласованию с Минцифры России и Росархивом, вступают в силу с 1 марта 2023 года;

— положения Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона), касающиеся взаимодействия Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» и информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений, с единым порталом государственных и муниципальных услуг, применяются с 1 сентября 2022 года;

— положения Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона) применяются к правам и обязанностям работодателей, участвовавших в эксперименте по использованию электронных документов, связанных с работой, в соответствии с Федеральным законом от 24 апреля 2020 года N 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», и их работников, которые возникли начиная с 16 ноября 2021 года. При этом работодатели — участники эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, принявшие решение о продолжении осуществления электронного документооборота после окончания эксперимента, обязаны провести мероприятия, направленные на введение электронного документооборота в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона), до 1 июля 2022 года.